Te consideri o persoană punctuală? Îți termini întotdeauna sarcinile la timp? Reușești să finalizezi tot ce ți-ai propus înainte de termenul limită? Îți gestionezi bine timpul? Dacă răspunsul tău e “nu” la cel puțin una dintre aceste întrebări atunci înseamnă că nu îți gestionezi timpul așa de bine cum ai vrea. Iată câteva sfaturi care te vor ajuta să îți gestionzi timpul mai bine:

• Fă-ți zilnic un “plan de bătaie”: Planuiește-ți ziua înainte să înceapă. O poți face dimineața sau, chiar mai bine, seara înainte de culcare. Mie, de exemplu, îmi place să ajung la birou puțin mai devreme și să îmi planific activitățile de peste zi înainte ca toți ceilalți să vină și să înceapă “zumzăiala” obișnuită. În felul acesta nu mă ia nimic prin surprindere. Dacă faci asta, în restul zilei trebuie doar să te ții de plan cât mai bine cu putință.

• Stabilește un timp-limită pentru fiecare activitate planificată: 
  1. Fii cât mai clar: planifică-ți să finalizezi sarcina “A” până la ora 9:00, activitatea “B” până la 10:30, iar întâlnirea “C” să aiba loc de la ora 15:00 până la ora 16:00. În felul acesta vei evita să tragi de timp și să îți decalezi activitățile intrând mereu în timpul rezervat pentru altceva.
  2. E de ajutor și cronometrarea: folosește orice cronometru (de la telefonul mobil sau aplicația Egg Timer pentru a îți aminti când expiră timpul alocat pentru fiecare sarcină, dar și pentru a ține o evidență a timpului de care ai nevoie pentru fiecare tip de activitate pe care o faci.
  3. Dacă un cronometru ți se pare prea mult, atunci macar așează un ceas la vedere.Uneori suntem atât de absorbiți de munca noastră, încât pierdem noțiunea timpului. Dar un ceas mare situat la vedere ne poate aduce cu picioarele pe pământ.

  Pont: Nu e cazul să îți fie teamă să închei o întâlnire anunțând participanții ca timpul alocat a ajuns la final ori să pui capăt unor “discuții fară sfârșit” care nu fac decât să îți decaleze programul stabilit.

• Folosește un calendar și un organizator: 
  1. Calendarul este esențial pentru gestionarea activităților zilnice. Dacă la birou utilizezi outlook sau lotus, calendarul este încorporat în e-mail. Dacă nu, poți folosi Google Calendar.  Pe acesta îl poți chair sincroniza cu telefonul mobil sau alt gadget pe care îl folosești și în felul acesta ai calendarul la îndemână oriunde te afli.
  2. Organizatorul te ajută “să ții în frâu” tot ce trebuie sa faci. Este o unealtă de bază cu care îți poți sistematiza informațiile, listele cu ce ai de facut, proiectele și orice altceva. Fii atent la termenele de predare și scadențe.Ai grijă să notezi și să subliniezi în calendar și în organizator termenul până la care trebuie să finalizezi fiecare activitate.
     

     Pont:  întotdeauna planifică un “ timp de rezervă” între activități!Lasă  5-10 minute măcar  între activități – un fel de timp-tampon care îți va permite să arunci o ultimă privire pe raportul “X” înainte de a-l preda, să îți revizuiești notițele pentru prezentarea pe care urmează să o susții sau, de ce nu, să ieși pe terasă pentru o gură de aer înainte de o întâlnire importantă sau după una foarte solicitantă.

• Plănuiește să termini mai devreme: Când plănuiești să termini la timp, vei termina fie la timp, fie mai târziu. Probabil că cel mai adesea vei termina mai târziu. De aceea, dacă planifici să termini mai devreme, ai mai multe șanse să termini la timp. Când ai o întâlnire fă tot posibilul să ajungi mai devreme, iar când ai de predat o lucrare sau un proiect, fă-o înainte de deadline-ul cerut
• Programează mesaje de reamintire cu 15 minute înainte : Cele mai multe calendare au funcție de reamintire. Dacă ai o întâlnire importantă, nu uita să programezi un mesaj de reamintire cu 15 minute înainte.
• Învață să spui “Nu”: Nu-ți asuma mai multe sarcini decât poți face. Nu te sfii să spui “nu” ferm colegilor care te roagă să faci altceva decât ceea ce ți-ai planificat. Acestora le poți eventual oferi ajutorul solicitat mai târziu sau altădată, când timpul îți permite. Dacă șeful este cel care îți cere să faci altceva, atunci stabilește împreună cu el dacă noua sarcină este mai importantă decât cea de care te ocupi deja și refă programul în funcție de ceea ce decideți îmreună.
• Concentrează-te: Dacă ai atât de multe lucruri de făcut și nu reușești să le faci, atunci concentrează-te doar pe câte unul. Dacă lucrezi la calculator, închide aplicațiile pe care nu le utilizezi și toate paginile de internet din browser care îți distrag atenția. Indepartează tot ceea ce îți poate distrage atenția: telefonul care sună, mesajele din Messenger, WhatsApp, Skype sau alte tipuri de chat, Facebook, E-mail etc. Concentrează-te doar pe ceea ce faci și vei fi mai eficient.
• Nu pierde timpul cu detalii neimportante: Altfel nu vei reuși niciodată să faci lucrurile exact așa cum vrei. Cine a zis că e rău să fii un om obișnuit? Perfecționismul – adică atenția excesivă acordată oricărui detaliu, important sau mai puțin important, este un fel de procrastinare. Da, e în regulă să vrei să fii bun la ceea ce faci. Însă dacă vrei să fii cel mai bun s-ar putea să nu fii în același timp și eficient.
• Prioritizează: Nu poți face toate task-urile în acelașă timp, așa că e important să înveți să prioritizezi ceea ce contează și să treci către finalul listei  activitățile mai puțin importante sau mai puțin urgente.  Învață și utilizează principiul 80/20 care stă la baza prioritizării eficiente.
• Deleagă sarcini: Verifică-ți lista de activități: sunt în ea sarcini care pot fi făcute mai bine de alți colegi sau activități mai puțin importante? Nu sta pe gânduri, deleagă. Delegarea îți împuținează sarcinile de lucru și te poți concentra pe lucrurile importante. În plus, dacă ești manager, ai putea spori motivarea câtorva angajați alocându-le din când în când câte o sarcină care să le pună în valoare abilitățile și să îi scoată din rutină.

Adevărul, oricât de neplăcut ar fi, este că suntem cu toții foarte ocupați. Buna organizare a timpului ne ajută să controlăm timpul nostru, nivelul de stres și de energie și să ne organizăm mai bine viața de zi-cu-zi. Respirăm mai ușurați când știm că putem controla echilibrul dintre servici și timpul personal, viața de familie. Cu o bună planificare a timpului devii suficient de flexibil pentru a reacționa prompt în fața surprizelor și oportunităților.